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Publié : 12 mars 2013
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Planification du projet et traitement du dossier d’autorisation

PLANIFIER SON PROJET : AVANT
Les étapes

Phase d’avant-projet :
objectifs
1.Informer
2.Recueillir de façon formelle ou informelle un accord de principe
Information donnée au conseil des maîtres,
Information donnée aux élus (financement mairie),
Information donnée aux représentants des parents d’élèves
Information donnée aux représentants de l’APE

Recensement du matériel et de la documentation,
Préparation des enfants (psychologique, sociale, physique)
Prise de contact avec l’équipe d’encadrement (animateurs, intervenants...)

Phase de préparation administrative et financière
Budget prévisionnel
Présentation du projet en conseil d’école pour avis
Demandes de subventions (Mairie,Conseil Général, PEP, JPA, D.R.A.C...)
Recherche de financement autre : APE (Association de parents d’Elèves)
Réunion des parents (Participation financière, accord définitif)

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Annexe 1-Réf BO 29 du 18 juillet 2013-Formulaire type_ autorisation

Assurances
Etablissement de conventions et réservations (transport, centre d’accueil, activités)
Dépôt du projet à l’I.E.N dont dépend l’école

PROCEDURE DE TRAITEMENT DU DOSSIER ADMINISTRATIF PAPIER
Le dossier administratif est à constituer en 3 exemplaires (1 pour le département d’accueil, 1 pour la DSDEN74, 1 pour l’IEN) 4 exemplaires pour les séjours hors département ou à l’étranger.
Attention : Les périodes de vacances sont à décompter.
Le dossier d’autorisation est disponible en pièce jointe.

ROLE DE L’ENSEIGNANT COORDONNATEUR DU PROJET :
Après l’avoir minutieusement vérifié, il transmet au directeur d’école son dossier complet. La fiche navette de contrôle en pièce jointe peut être une aide utile pour ne rien oublier.

ROLE DU DIRECTEUR D’ECOLE :
Après l’avoir vérifié, daté et signé, le directeur fait parvenir le dossier complet de demande d’autorisation de sortie scolaire avec nuitée(s) à l’Inspecteur de l’Education nationale chargée de la circonscription dans un délai :
- de cinq semaines au moins avant la date prévue pour le départ lorsque celle-ci se déroule dans le même département,
- de huit semaines pour les classes séjournant dans un département différent,
- de dix semaines pour les classes à l’étranger.

ROLE DE L’INSPECTEUR DE CIRCONSCRIPTION :
L’Inspecteur de circonscription a la responsabilité de veiller aux conditions pédagogiques du séjour sur lesquelles il donne UN AVIS sur le contenu et l’organisation. Les conditions matérielles et d’encadrement sont néanmoins vérifiées pour éviter tout retour de dossier compromettant la tenue des délais d’autorisation réglementaires.

ROLE DU DIRECTEUR ACADEMIQUE D’ACCUEIL :_
Le directeur académique de la DSDEN d’accueil a la responsabilité de veiller aux conditions de séjour des classes pour donner UN AVIS sur :
- les conditions matérielles d’hébergement, la sécurité de l’encadrement, les locaux pédagogiques,
- l’agrément des intervenants extérieurs et brevetés d’Etat,
- les activités de découvertes (physiques ou non)_ , qui font l’objet de recommandations.

ROLE DIRECTEUR ACADEMIQUE D’ORIGINE :
Le directeur académique de la DSDEN d’origine AUTORISE (OU REFUSE) LE PROJET dans ou hors département après étude du dossier administratif et du projet pédagogique et avis éventuel du directeur académique du département d’accueil sur les mêmes points.

RESUME DE LA PROCEDURE ADMINISTRATIVE :
- Enseignant coordonnateur du projet : transmet(Attention aux délais ci-dessous)
- Directeur : transmet (5, 8 ou 10 semaines avant)
- IEN : avis sur le projet et transmet
- DSDEN d’origine : transmet
- DSDEN d’accueil : avis sur le centre et les intervenants et transmet
- DSDEN d’origine : décision (accord ou refus) et transmet
- Ecole : retour de la décision (2 semaines avant départ pour tous les séjours. ou 4 semaines pour les sorties à l’étranger)

Aucun départ ne doit s’effectuer sans le retour de la décision de la DSDEN d’origine. Il est vivement conseillé d’alerter le service des classes de découvertes en cas de problème de délai.