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mardi 17 octobre 2017
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Gestion des formats de fichiers
 

- Origine des problèmes de compatibilité
Les problèmes de compatibilité entre les fichiers générés par les logiciels d’une suite ou d’une autre proviennent la plupart du temps du fait que chaque logiciel enregistre par défaut ses fichiers dans un format propriétaire, ou du moins non immédiatement compatible avec le logiciel équivalent de la suite alternative.

- Recours à des formats de fichiers pleinement compatibles
La façon de rendre les plus compatibles possible les fichiers dont on est l’auteur consiste à faire le choix d’un enregistrement dans un format compatible à tous les logiciels de la même catégorie d’usage.
Ainsi :
- pour un traitement de texte, choisir préférentiellement le format : "Format RTF" (extension : ".rtf"), ou le format "Texte brut" (extension : ".txt") ;
- pour un tableur, choisir préférentiellement le format "CSV" (extension : ".csv").

  • Procédure
    Que ce soit avec l’une ou l’autre des deux suites bureautiques, choisir le menu "Enregistrer sous" pour enregistrer le fichier créé, et sélectionner l’un des formats précités dans le menu déroulant situé sous le champ de nommage du fichier.
  • Remarque : limites
    Cette stratégie a toutefois ses limites car elle réduit les possibilités de mise en forme et/ou de lisibilité des documents créés. Elle est donc à réserver à des documents basiques, aisément lisibles.
    Dans le cas contraire, il sera nécessaire de maîtriser les options d’enregistrement de formats des fichiers propriétaires, ainsi que les options d’ouverture lorsqu’on est destinataire de fichiers créés par autrui...

- Modification des formats d’enregistrement par défaut ou des paramètres d’ouverture des fichiers

  • Les formats par défaut
    • Sous Microsoft Office :
      • Word : format "Document Word" (extension ".docx") ou "Document Word 97-2003" (extension ".doc") selon la version
      • Excel : format "Classeur Excel" (extension ".xlsx") ou "Classeur Excel 97-2003" (extension ".xls") selon la version
    • Sous OpenOffice.org :
      • Writer : format "Texte ODF" (extension ".odt")
      • Calc : format "Classeur ODF" (extension ".ods")
  • Cas des fichiers dont on est l’auteur : modifier le format d’enregistrement par défaut
    Si l’on dispose d’une suite bureautique et que l’on souhaite enregistrer ses fichiers dans le format par défaut de la suite alternative (parce que l’on travaille éventuellement dans un environnement où celle-ci prédomine), ceci peut évidemment se faire au coup par coup pour chaque fichier, via le menu "Enregistrer sous".
    Mais ceci peut également se paramétrer par défaut.
    • Pour Microsoft Office :
      - Lancer le programme (Word ou Excel).
      - Cliquer sur le bouton "Microsoft Office", puis sur "Options Nom du programme", où Nom du programme est le nom du programme actif, par exemple "Options Word".
      - Cliquer sur "Enregistrement".
      - Désigner le format souhaité dans le champ "Enregistrer les fichiers au format suivant".
    • Pour OpenOffice.org :
      - Cliquer sur OpenOffice.org (dans "Démarrer" / "Tous les programmes").
      - Menus : "Outils" / "Options".
      - Cliquer sur la "+" de "Chargement/enregistrement" dans la liste de gauche de la fenêtre qui s’affiche, puis sur "Général".
      - Mettre en concordance les deux champs "Type de document" et "Enregistrer systématiquement sous" (pour "Document texte" et "Classeur" pour ce qui nous concerne ici).
  • Cas des fichiers dont on est destinataire : agir sur les options d’ouverture
    Que l’on reçoive des fichiers "odt" ou "ods" en ne disposant que de la suite Microsoft Office, ou des fichiers "doc" ou "xls" en ne possédant que la suite OpenOffice, il est possible de demander à ce que ce soit systématiquement la suite dont on dispose qui ouvre les fichiers issus de la suite alternative.
    • Procédure
      - Effectuer un clic droit sur l’un des fichiers du format concerné.
      - Cliquer sur "Propriétés".
      - Sur l’onglet "Général" qui s’affiche par défaut dans la fenêtre s’ouvrant, cliquer sur le bouton "Modifier" pour "Type de Ficher".
      - Désigner le logiciel ad-hoc dont on dispose (traitement de texte ou tableur) dans la liste qui s’affiche.
      - Valider par "OK" / "OK".



- Remarques terminales

Cet article se veut apporter une aide concrète aux cas les plus courants de difficultés de traitement de fichiers rencontrées, essentiellement pour des raisons de compatibilité entre les 2 suites bureautiques citées.
C’est la raison pour laquelle l’ensemble des possibilités d’enregistrement dans les différents formats existants (htm, xml, ...) n’a pas été abordé.

Ensuite, il est nécessaire de garder à l’esprit que, malgré une compatibilité croissante entre les deux suites, tout un ensemble de documents complexes (contenants des formulaires, des macros-commandes, ...) ne sont pleinement exploitables qu’en utilisant la suite avec laquelle ils ont été créés et enregistrés en format par défaut.
Il n’est donc pas inutile de disposer éventuellement des 2 suites, notamment pour ceux possédant déjà la suite commerciale Microsoft Office, la suite OpenOffice étant gratuite, en téléchargement ici : OpenOffice.org

A noter enfin que la conversion au format PDF, si elle permet certes de générer des fichiers universellement lisibles, n’a toutefois pas été abordée ici car elle ne fournit pas des fichiers immédiatement exploitables/modifiables, ce qui était ici l’objet du propos.

 
 
Publié le jeudi 3 juin 2010

 
 
 
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Publié le jeudi 3 juin 2010
 
 
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