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Publié : 18 février
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Modalités de classement et d’archivage des documents administratifs de l’école : instructions émanant des Archives Départementales 74

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L’archivage (années scolaires antérieures)

Que faire des documents une fois l’année terminée : quels documents éliminer ou conserver ? Les documents d’une école sont des archives publiques qui répondent à des normes de conservation, ou d’élimination réglementairement fixées. Les Archives départementales de la Haute-Savoie sont en charge de la collecte et de la conservation de ces documents lorsqu’ils ne sont plus dans l’école, c’est à dire lorsque leur durée de conservation dans l’école est dépassée.

L’instruction du 22 février 2005 relative aux archives de l’Education nationale en précisant les règles de tri et conservation permet de gérer les archives de l’école : les éliminations et les versements passent en effet par l’application de l’instruction.
Le plus simple est de se référer au tableau de synthèse réalisé par les archives départementales (voir document joint ci-dessous)) car il s’agit d’un extrait de l’instruction du 22 février 2005 et ne comporte que les parties relatives aux écoles.

=> L’élimination des archives concerne les documents ne devant pas être conservés en vertu de l’instruction nationale du 22 février 2005 : elle est possible seulement après rédaction d’un bordereau d’élimination à adresser aux Archives départementales, car le directeur des Archives départementales est le seul dans le département à pouvoir autoriser les éliminations d’archives publiques.

=> Le versement des archives devant être conservées en vertu de l’instruction nationale du 22 février 2005 concerne les archives dites « définitives » ou historiques. Le versement est à la fois l’opération intellectuelle de description des archives (rédaction d’un bordereau de versement) et le versement physique de ces dernières aux Archives départementales.

Gérer les archives c’est donc pouvoir effectuer les éliminations et les versements ; il est recommandé de le faire une fois par an en moyenne. Nécessaires à une bonne gestion de l’école, ces procédures sont également le garant de la préservation de la mémoire de l’école.

Pour toute rédaction de bordereau ou tout travail d’archivage, il est conseillé de prendre contact avec les Archives départementales de la Haute-Savoie qui sont compétentes en la matière et ont pour mission de recevoir les versements d’archives définitives ou historiques des écoles.

Contact :
Archives départementales de la Haute-Savoie
37bis, avenue de la Plaine
74 000 Annecy
Tél. 04 50 33 20 80 - fax 04 50 66 77 49
Votre référent pour l’ensemble du secteur de l’éducation nationale est :
Sarah MERIEN
Courriel : archedep@hautesavoie.fr

Instructions relatives à l’archivage

Tri et conservation des archives concernant l’Éducation Nationale
Vous trouverez dans l’encart du BO n° 24 du 16 juin 2005 les dernières instructions de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’Éducation Nationale.
Il peut être également utile de connaître ces instructions plus anciennes extraites du Vade-mecum de la réglementation à l’école primaire.
En effet, dans cette circulaire cosignée par le ministère de l’Education nationale et le ministère de la Culture (Direction des Archives de France) du 26 mai 1970, le versement des archives des écoles antérieures à 1940 aux Archives départementales était déjà une priorité (rappelée en 2005).
Toutefois, le chapitre consacré aux documents postérieurs à 1940 est devenue caduque depuis la parution de l’instruction du 22 février 2005 : elle prévoyait que « l’inspecteur d’académie désigne (…), en accord avec la direction des services d’archives du département, un petit nombre représentatif d’écoles et d’établissements (un cinquantième du nombre total environ) qui devront conserver, en vue de leur versement aux archives départementales, [d’un certain nombre de] documents… ».
Or, depuis 2005, l’ensemble des écoles doit conserver, outre les registres réglementaires obligatoires, les autres archives définitives (celles pour lesquelles figurent dans la colonne sort final la lettre C) listées par l’instruction du 22 février.

INSTRUCTIONS AUX DIRECTEURS D’ÉCOLES PRIMAIRES, D’ÉCOLES MATERNELLES ET D’ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT SPÉCIALISE

Dans l’intérêt de l’histoire de l’enseignement et de l’histoire de la pédagogie, de l’histoire sociale et de l’histoire des mentalités, il importe d’assurer la conservation des documents propres à faire connaître les activités des établissements d’enseignement du premier degré. C’est le versement de ces documents dans les archives publiques qui offre les garanties les plus efficaces contre les risques de destruction. Le Directeur des Archives départementales, en accord avec l’Inspecteur d’Académie, a donc décidé de prendre les mesures suivantes :

1 - Documents antérieurs à 1940
Tous les établissements et écoles de l’enseignement élémentaire ou préélémentaire devront verser aux archives départementales tous les documents antérieurs à 1940 qu’ils ont pu conserver. Ces versements permettront aux historiens de la pédagogie de comparer les devoirs d’élèves actuels à ceux du début du siècle, ou même de date plus ancienne, lorsqu’il en est resté trace. Ils présenteront un grand intérêt pour l’histoire des mentalités, lorsque l’établissement aura conservé des notes prises par les instituteurs sur la vie de leur village. Ce ne sont là que des exemples. Il importe que ces versements soient effectués sans aucun tri préalable : ce sont les services publics d’archives qui effectueront ce tri.
Pourtant, au cas où seraient conservés dans l’établissement certains documents, liés à l’histoire locale, qui peuvent avoir aux yeux des habitants une valeur particulière, l’école pourrait être autorisée à soustraire ces documents au versement ; l’inspecteur d’académie devrait alors aviser le directeur des services d’archives du département qui ferait établir, le cas échéant, les photocopies qu’il jugerait nécessaires.
Les versements n’exigent pas un reclassement préalable : les documents (sous forme de liasses ou de registres) peuvent être remis aux archives dans l’état où ils se trouvent, à condition qu’un bordereau (en deux exemplaires) mentionne le nombre de liasses ou registres, et donne des indications globales sur la nature des documents (par exemple : travaux d’élèves, registres réglementaires, etc.).

2 - Documents postérieurs à 1940
Toutes les écoles devront conserver, en vue de leur versement aux archives départementales, les documents suivants :
- les registres réglementaires (matricule, appel journalier, inventaire du mobilier et du matériel, bibliothèque, inspection médicale) ;
- les procès-verbaux des conseils des maîtres et éventuellement les notes de service intérieures ;
- les emplois du temps ;
- les cahiers de devoirs mensuels et, éventuellement, les cahiers de roulement ;
- les dessins et travaux d’élèves et, éventuellement, les journaux scolaires ;
- les documents généraux relatifs à la vie quotidienne de l’école (la cantine, la coopérative, les activités péri et postscolaires, etc.).
Il y aura lieu d’y ajouter, à mesure que sont appliquées de nouvelles méthodes pédagogiques :
- des textes libres, individuels ou collectifs ;
- des témoignages enregistrés mécaniquement, tels que bandes magnétiques, photos, diapositives, films ;
- des documents montrant les réactions des élèves à l’emploi des techniques audiovisuelles ;
- des documents qui peuvent témoigner de la réflexion pédagogique collective des maîtres.
Il n’y aurait que des avantages à ce que les maîtres qui le désirent joignent à ces documents celles de leurs archives personnelles qui présentent un intérêt pédagogique (journal de classe et fiches de préparation par exemple).

Les documents produits dans la période 1940-1950 devront être versés aux archives, dans l’année qui suivra la réception des présentes instructions ; les documents de la période 1950-1960 en 1981, et ainsi de suite de dix ans en dix ans.

Documents joints