Durée: 4 heures Coefficient : 4
Calculatrice de poche y compris calculatrices programmables et alphanumériques, à condition que le fonctionnement soit autonome, qu'il ne soit pas fait usage d'imprimante, et que leur surface de base ne dépasse pas 21 cm de long et 15 cm de large.
Barème indicatif
108 rue du Puech
34983 SAINT GELY du FESC
L'étude qui vous est proposée se rapporte à une entreprise existante. Toutefois, pour les besoins de l'épreuve et pour des raisons de confidentialité, certaines données ont été aménagées et des données fictives ont été introduites.
Vous occupez le poste d'Assistant(e) au service administratif et comptable de MCM. Vous êtes chargé(e) plus particulièrement de la gestion de l'information , de la gestion administrative du personnel et de la gestion des opérations comptables courantes.
Le réseau informatique de l'entreprise comprend des micro-ordinateurs équipés d'un logiciel de traitement de texte et d'un tableur ; par ailleurs certains postes disposent d'un logiciel comptable et/ou d'un logiciel spécifique à la profession. Chaque service dispose d'un nombre variable de postes informatiques (non représentés sur l'annexe A).
Depuis la création de l'entreprise, la documentation est gérée selon les mêmes règles. Les documents reçus sont classés selon leur nature et selon leur origine.
* les publicités, les catalogues, les tarifs des fournisseurs sont classés dans l'armoire " Documentation fournisseurs ", selon les principes suivants de classement.
Chaque fournisseur est identifié par un code numérique à 6 chiffres qui est reporté sur un dossier constitué à son nom. Ce code constitue en même temps la cote destinée à identifier l'emplacement du dossier. La cote du dossier est aussi celle de tous les documents adressés par le fournisseur. Chaque dossier est subdivisé en deux sous-dossiers : catalogue/tarif et divers. Les documents sont ensuite rangés par ordre chronologique dans un des sous-dossiers. Une liste des codes fournisseurs est affichée sur l'armoire.
La société traite avec 47 fournisseurs ; la documentation correspondante comprend environ 500 documents.
* pour obtenir des marchés publics, l'entreprise soumissionne à des appels d'offres. Lors de la réalisation d'un marché, vous ouvrez un dossier et vous classez dans le sous-dossier adéquat l'appel d'offre et/ou l'offre. Les appels d'offres et les offres sont au nombre de 120. Chaque marché est, comme les fournisseurs, identifié par un code numérique à 6 chiffres.
Tous les documents qui se rapportent à un même marché sont traités selon une procédure identique à celle utilisée pour la documentation fournisseurs.
* la documentation technique rassemble les informations techniques, les normes de fabrication et les normes de qualité. Il existe environ 100 documents d'un volume variable.
* la documentation juridique et sociale et les dossiers du personnel sont classés dans l'armoire " Documentation administrative ". Elle comprend environ 150 documents.
Tous les documents sont classés dans les dossiers suspendus de couleur différente selon leur nature et rangés dans des armoires. Leur emplacement est représenté sur le plan des locaux (annexe A).
L'organisation en vigueur ne répond plus de façon satisfaisante aux besoin d'information du personnel surtout en ce qui concerne les dossiers " fournisseurs " et les dossiers " marchés ". C'est pourquoi, le directeur vous demande de lui proposer une nouvelle organisation générale de la documentation.
Quel que soit le type de document, il sera nécessaire de prévoir une cotation plus complète que l'actuel code numérique utilisé. Notamment, il serait bon de pouvoir repérer facilement pour chaque document :
En tout état de cause, la nouvelle cote devra être significative et comporter au maximum 10 caractères.
A partir de vos observations et de votre pratique, vous avez établi un tableau récapitulatif des comportements et des difficultés, les plus significatifs, rencontrés par le personnel qui consulte les dossiers (annexe B). A l'issue de ce travail, vous avez recherché diverses solutions.
Vous suggérez, entre autres, au directeur d'informatiser la recherche et la mise à jour des documents et de procéder, au moins partiellement, à une réorganisation matérielle de la documentation.
Il accepte d'acquérir un logiciel de gestion documentaire mais ne souhaite pas investir dans de nouveaux matériels.
Dans un premier temps, votre projet s'appliquera uniquement à la documentation "fournisseurs" et à la documentation "marché". Dans un deuxième temps, vous souhaitez vérifier la validité de votre proposition en l'appliquant à la documentation que vous avez reçue (annexe C).
Travail à faire
1.1 Proposez la nouvelle cotation des documents.
1.2 Créez la structure du fichier "fonds documentaire".
1.3 Appliquez celle structure à l'enregistrement du document figurant en annexe C.
1.4 Remettez à votre directeur l'ensemble de vos propositions de réorganisation matérielle de la documentation, dans la forme qui vous semble la plus appropriée.
NB : Il sera tenu compte de vos qualités rédactionnelles et de la pertinence de votre analyse.
Les utilisateurs ont été informés de la mise en place de cette nouvelle organisation au cours d'une réunion et ont suivi une formation informatique d'une demi-journée.
Pendant deux mois, seuls les documents les plus récents ont été gérés selon la nouvelle procédure à titre expérimental.
Avant de généraliser le système, vous faites une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs. Vous êtes conscient(e) du peu de temps dont dispose le personnel pour répondre à votre questionnaire.
2.1 Quelles particularités en matière de fond et de forme doit présenter le questionnaire pour tenir compte des contraintes de temps évoquées ci-dessus ?
2.2 Présentez le questionnaire.
Vous êtes associé (e) aux opérations de calcul de la paie du personnel ; à cet effet, vous disposez du tableau des cotisations sur salaire (annexe D ).
En décembre 1996, le personnel a reçu avec son salaire de base une prime annuelle calculée à partir de la catégorie professionnelle du salarié et du chiffre d'affaires hors taxes mensuel moyen de l'entreprise.
Vous trouverez :
Première étape : calcul de la prime annuelle et du salaire brut de décembre 1996 des deux salariés.
3.1 Calculez le montant de la prime annuelle et le montant du salaire brut de décembre 1996 des deux salariés.
3.2 Quel(s) type(s) de logiciels utiliseriez-vous pour réaliser les travaux demandés ? Justifiez votre réponse.
Deuxième étape : établissement du bulletin de paix de décembre 1996 de M. Julien Vanneau, cadre commercial.
Son salaire de base et de 18 000 francs. Sa prime annuelle et de 19 200 francs.
Son numéro INSEE est : 1.47.03.34.41.172.215
Mode de règlement : virement bancaire.
3.3 Complétez le bulletin de paie (document- réponse à rendre avec la copie) de M. Julien Vanneau.
Arrondir le cas échéant les résultats au centime le plus proche.
Annexe A
Annexe B
Annexe C
Annexe D
NB : l'annexe fournie pour l'étude de cas n'est pas reproduite ici puisque les taux et les plafonds changent régulièrement. Il convient donc de se référer à une documentation à jour.
Annexe E
Début action :
LEGENDE : S1 : T1/t2 : T3/t4 : P : CAT : NUPER : CAHT : CAHT1 :
CALCUL DE LA PRIME ANNUELLE
Montant du salaire de base Taux de prime à appliquer aux non-commerciaux (t1 = 0,5 ; t2 = 0,8) Taux de prime à appliquer aux commerciaux (t3 = 0,03 ; t4 = 0,04) Montant de la prime annuelle Catégorie professionnelle Numéro du personnel Montant du chiffre d'affaires hors taxe mensuel moyen de l'entreprise Montant du chiffre d'affaires hors taxe mensuel moyen minimum = 450 000 F
Initialisation : Lire CAHT, CAHT1, t1, t2, t3, t4 Lire NUPER Tant que NUPER non dernier Lire, SI, CAT
Annexe F
Catégorie : 1 = non commercial ; 2 = commercial (1) ETAM : Employés, Techniciens, Agents de maîtrise
Document réponse à rendre avec la copie
Règlement
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