Administration et communication Sommaire des productions

BTS Assistant de gestion de PME-PMI  /   Actions professionnelles appliquées Méthodologie de réalisation des a.p.a. 30/10/2000

L'étudiant qui réalise une APA doit 1/ non seulement accomplir les travaux demandés 2/ mais aussi apprendre les techniques et les méthodes nécessaires, 3/ et encore, enregistrer, analyser et évaluer son travail. S'il atteint ces trois objectifs, il respecte les exigences du référentiel et il peut présenter efficacement à l'examen les actions qu'il a réalisées. Réaliser une APA, c'est mener de front des tâches de réflexion, des tâches

d'organisation, des tâches d'exécution, c'est passer par des étapes obligatoires. Pour réussir, il faut mettre en œuvre une méthodologie adaptée.  La méthodologie que vous devez mettre en œuvre comporte plusieurs aspects : l'analyse du contexte de travail les travaux préparatoires l'apprentissage des méthodes et des techniques la construction de l'expérience professionnelle la réalisation

Titre de l’action :

Le contenu de l'action correspond au référentiel sur les points suivants:

Le début de l'action et sa durée s'intègrent au planning général (actions et stages)

Elle a commencé le ......, pour les raisons suivantes: (nécessités commerciales)
Elle a duré...............................en raison des contraintes suivantes...

Des compétences et des comportements professionnels ont été acquis au cours de l'action :

1/ Connaissance de : ...
2/ Savoir faire en matière de ... : ...
3/ Efforts d'organisation accomplis: ...
4/ Responsabilités assurées: ...
5/Initiatives prises: choix de..., ...
6/ Qualité recherchée...
7/ Savoir être dans telles circonstances ...
8/ Maîtrise de ... et de ... (problèmes de comportement) ...
9/ Efforts particuliers pour ... et pour ... (articulation au téléphone, reformulation pour retenir, prise de note en face à face, orthographe...)

L'APA a comporté plusieurs séquences de tâches

1/ Recherche de l’action.
2/ Définition du problème sous les formes : textuelle, graphique, schématique, quantifiée...
3/ Caractérisation du problème : commercial, comptable, juridique, informatique, humain...
4/ Recherche de solutions en fonction: des matériels, des logiciels, des compétences,
5/ Recherche de la qualité : essais, propositions, corrections, expérimentation ou test,
6/ Décision :
7/ Réalisation
8/ Contrôle :
9/ Bilan :

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A chaque étape de l'action il faut mettre en œuvre la méthodologie des APA, c'est à dire des règles, des outils, des méthodes. Cette mise en œuvre se fait habituellement en créant des supports.

La négociation de l'action

Le but : définir le contenu de l'action et collecter l'information.

La technique : prise de note au téléphone ou en vis à vis.

Vous devez noter soigneusement plusieurs informations et/ ou prendre de la documentation sur :

• votre donneur d'ordre : nom, prénom, titre ou fonction (dans l'entreprise ou le service), adresse professionnelle précise, numéro de téléphone professionnel, numéro de fax quels sont les moyens dont on dispose (ordinateurs, logiciels, communication, budget, aides...);
• l'action (objectif général et particuliers, délais, volume de travail, moyens envisagés, etc.);
• l'entreprise et les produits concernés;
• le déroulement chronologique de la négociation s'il y a plusieurs contacts (qui est présent, durée du contact, forme : rencontres ou communications téléphoniques,…).

Les supports : fiche CROC, fiche d'interview, compte rendu hebdomadaire d'activité, (ou) fiche contact (pour les sorties)…

Les aides documentaires et supports d'information pour bien négocier : le descriptif du diplôme, le descriptif des APA, les statuts de l'association, une convention d'action vierge (sur laquelle on trouve les numéros de téléphone et de fax du Lycée et de l'association, et, les noms des personnes responsables), votre emploi du temps et votre agenda, etc.

Un premier fascicule : négociation de l'action peut figurer dans le dossier de l'action.

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 Les travaux d'étude et de recherche préalables

 Pour mener à bien la phase de négociation, vous avez dû préparer des supports selon des modèles (grille de prise de note, fiche CROC…). La phase de préparation qui commence maintenant a justement pour objet de mettre en place la cadre méthodologique de toute votre action. Ceci est le principe. En pratique, le déroulement de l'action révèle certains besoins d'organisation non prévus.

Mettre en place une méthodologie présente un double avantage :

1/ réaliser les tâches avec efficacité,

2/ garder la trace, la "mémoire", de ce que l'on a fait et de la manière dont on l'a fait ; faciliter la réflexion, la discussion, la communication (à l'examen) ; permettre la correction et l'amélioration.

Une méthodologie c'est un ensemble de règles, d'outils, de méthodes, matérialisés par des supports.

 La création de ces supports précède en principe l'accomplissement des tâches.

Support de prise de notes (entretien, recherche d'idées...), liste de tâches, liste de moyens, plan d'action, plan de financement, budget, liste de contrôle, planning, calendrier, schéma de circulation, diagramme imagé, diagramme causes - effets, fiche CROC, fiche AIDA, fiche bilan de l'action…

Lorsque ces outils donnent lieu à la réalisation d'un support textuel ou visuel, il faut respecter les modèles (normes de fait) présentés habituellement par tous les manuels.

La connaissance de ces outils et la capacité à les réaliser font partie des exigences du référentiel de votre formation. Si vous ne les pratiquez pas au cours de vos travaux, vous raterez votre formation et serez handicapé(e) face aux épreuves des examens et face tout simplement à la réalité professionnelle. La compréhension des outils et méthodes ne suffit pas : il faut les pratiquer.

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Faire un apprentissage dans son travail

L'apprentissage au cours du travail concerne les règles, les outils, les méthodes (voir ci-dessus) et les techniques administratives, commerciales, comptables, informatiques nécessaires à la réalisation des travaux demandés.

Soit vous les connaissez : vous mettez en œuvre la méthodologie en créant les supports et en réalisant les travaux demandés. Vous agissez en professionnel.

Soit vous ne les connaissez pas : alors vous devez faire les apprentissages nécessaires.

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Retenir une véritable expérience professionnelle

Ce n'est pas tout. Vous devez encore réfléchir en travaillant :

- étudier plusieurs solutions et choisir la mieux adaptée,
- calculer le coût de la réalisation et envisager des améliorations,
- prendre conscience de vos difficultés et de votre façon de les surmonter,
- analyser votre satisfaction et l'interpréter en points positifs,
- etc.

Le résultat de votre réflexion apparaît dans les commentaires que vous rédigez sur la fiche bilan de l'APA ou bien sur une feuille annexée.

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Travaux à faire pour l'accomplissement de l'APA (T) et pour suivre une méthodologie (M)

• Reformulez par écrit les objectifs du donneur d'ordre (une entreprise, l'association, le lycée, une administration...) et tous les travaux qu'il demande. Imprimez ce document. (M)
• Faites à partir de ce premier document, le plan d'action de votre APA : planning, contraintes à gérer (besoin de formation personnelle...), matériel nécessaire, budget. Imprimez ce document qui sera annexé à la convention d'action. (M)
• Faites la liste de toutes les compétences que vous allez mettre en œuvre. Vous complétez cette liste pendant le déroulement de votre travail. Vous l'imprimerez quand vous aurez fini. (M)
• Préparez les supports méthodologiques nécesaires,
• Exécutez les travaux demandés (T) et conservez une trace des différentes étapes de leur réalisation.
• Remplissez la fiche bilan de l'APA et regroupez tous les documents relatifs à l'APA dans une pochette avec page de garde. (M)

L'APA terminé se présente comme un assemblage de documents en ordre ou regroupés en plusieurs fascicules :

1/ la fiche bilan de l'APA,
2/ les supports méthodologiques,
3/ les étapes de la réalisation des travaux demandés,
4/ les productions, les résultats, les bilans...

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Commentaires de quelques critères de la Grille d'évaluation de l'épreuve Conduite et présentation d'activités professionnelles

Voir la grille de l'épreuve et l'ensemble des commentaires

3 - Recours pertinent aux supports communicants 

Il faut parler tout en montrant les annexes de l'APA c'est à dire les supports méthodologiques (plan d'action, budget, fiche d'interview...), des photos et documents d'entreprises, les productions réalisée (maquettes, courrier, tirages, tableaux de synthèse, graphiques...).

Le mot "pertinent" doit être entendu au sens large. On peut apprécier l'efficacité de l'étudiant à trouver le document dont il a besoin pour répondre, et, donc, la qualité du rangement et de l'organisation des supports.

 4 - Aptitude à rendre compte, à situer son activité :

C'est la capacité à :

- à expliquer ce qu’on a fait, à tirer des conclusions de son expérience,
- à défendre son travail, à justifier ses démarches et ses choix...

On ne juge pas ici la qualité des choix : on juge la capacité de l'étudiant à expliquer et justifier ce qu'il a fait. L' étudiant montre que, en raison des circonstances, son activité est adaptée ; et que si les circonstances étaient différentes (clientèle différente, nombre de contacts dix fois plus important, imprimante laser et non pas à jet d'encre, etc.), il aurait procédé autrement. Il doit donc être capable de généraliser les solutions qu’il a adoptées et d’en montrer les limites.

C'est aussi par exemple la capacité à apprécier l'état d'achèvement de son action ou bien les conséquences qu'elle aura pour le donneur d'ordre.

10 -  Autonomie, initiative, prise de décision personnelle / Capacité à mobiliser les compétences appropriées

On ne juge pas ici les compétences théoriques de l'étudiant. On juge sa capacité "à mettre en oeuvre ses compétences" pour réaliser l'action. Ce critère est associé aux critères "autonomie" et "initiative" car dans la pratique ils sont indissociables. Si une personne montre qu'elle est capable de gérer une action, c'est parce qu'elle a pris des initiatives et qu'elle est autonome.

Ce critère permet de valoriser l'étudiant responsable de l'action et de le différencier de l'étudiant simplement associé à l'action avec un rôle d'exécutant.

Il permet pour les actions réalisées dans le cadre du stage en entreprise de valoriser l'étudiant stagiaire qui a la volonté de maîtriser son environnement professionnel (technique, commercial, relationnel...) et le travail qu'on lui a demandé.

12 - Capacité à mettre en œuvre des démarches professionnelles (méthodologie, pilotage)

Cette aptitude générale peut s’apprécier à travers les annexes présentées par l'étudiant à l'appui de ses explications, c’est-à-dire les supports créés :

• pour gérer l’action (plan d’action, budget, planning, recherche documentaire, fiche d'interview ou de communication, prise de note, diagramme causes-effets, compte-rendu hebdomadaire, rapport d'enquête, etc., etc.),
• pour faire le bilan de l’action (fiche bilan, synthèse personnelle, coût de revient...),
• pour enrichir l’action (synthèse de recherche documentaire, mode opératoire, documentation technique...),
• pour montrer l’action (supports de communication...)

Tirez-en toutes les conclusions qui s'imposent pour la méthode que vous devez suivre.

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Faites part de vos observations à l'auteur du document. mesteve@ac-grenoble.fr

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