 Administration et communication Sommaire des productions |
"DTG Services" |
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Cette mise en situation comporte l'utilisation des logiciels Word (mise en page de courrier, fusion, étiquettes…), Excel (schéma, calcul conditionnel, classement alphabétique, macro commande, "figer les volets"…), Access (modélisation, création de tables et de formulaires, importation de données, liaison entre les tables, requêtes).
La réflexion sur les conditions d'attribution de la ristourne, la représentation graphique de ces conditions (organigramme logique) et la mise en place des formules amènent à une conclusion : il faut différencier le traitement manuel ponctuel et le traitement automatique répétitif.
L’entreprise "DTG Services" est spécialisée dans les matériels et produits de nettoyage (pour le linge, la vaisselle, les surfaces, les cuisines, les sanitaires…). Sa clientèle est constituée d'hôtels, de restaurants, de restaurants d'entreprise, de restaurants universitaires et de cantines scolaires.
Consultez obligatoirement la page "Conseils".
"DTG Services" est gérée par deux associés.
M. Dumesnil, l'associé chargé des relations avec la clientèle, ne dispose pas d’un logiciel de gestion de clientèle. Par contre, sur son micro-ordinateur équipé de Windows, il dispose de Excel et Word. L'achat de Access est envisagé.
M. Dumesnil désire suivre au mieux sa clientèle grâce à Excel, en réalisant un tableau qu’il utilise avec les fonctions "données" du logiciel. Le tableau permet d’enregistrer le chiffre d’affaires mensuel réalisé avec chaque client et de calculer automatiquement sa ristourne trimestrielle, en faisant apparaître le % accordé. Voir la page dtgclients.htm et la page du chiffre d'affaires mensuel par client dtgca.htm.
Voici les conditions de remise : si le client est hors département de l’Isère, il a 3 % de ristourne pour un chiffre d’affaires trimestriel supérieur ou égal à 800 et inférieur ou égal à 1500 Euro. Il a 4 % au-dessus. Un client isérois a respectivement 2 et 3 %.
Un publipostage sera réalisé chaque trimestre à destination des clients pour accompagner le chèque correspondant à la ristourne : la lettre sera réalisée avec Word et sera fusionnée avec le feuillet 1 du classeur Excel. La lettre personnalisée par repiquage automatique des variables, indiquera le taux et le montant de la ristourne. C'est une lettre commerciale bien entendu : ce n'est pas une lettre administrative.
Vous êtes en stage dans cette entreprise et on vous charge de ce publipostage pour la ristourne sur le trimestre écoulé.
Schématisation du calcul de la ristourne : organigramme logique
Faites le schéma de l'organigramme logique avec l'outil dessin de Excel.
Publipostage
Vous effectuez la fusion. Vous n’avez pas d’enveloppe à fenêtre. Vous éditez des étiquettes pour préparer les enveloppes. Vous imprimez quelques lettres pour tester votre fusion.
Schématisation du traitement
Éventuellement, vous réalisez un schéma pour représenter ce traitement.
Annexe
Pour vous faire gagner du temps, M. Dumesnil vous donne les idées à exprimer dans la lettre. Vous devez formuler ces idées pour composer une lettre très commerciale.
Mme, Mr,
Exprimer l'honneur/plaisir qu'on a à faire bénéficier nos clients de cette ristourne mensuelle/trimestrielle/ habituelle sur achats de (semestre/trimestre 20..).
Dire que déjà bénéficié cette ristourne ou informer nouveaux clients de l'existence de cette ristourne pour – récompenser/remercier/fidéliser (pour fidélité) nos clients. Ristourne calculée sur achats trimestriels/mensuels/semestriels.
Dire qu'elle est Fonction (total vos achats pour le dernier trimestre/semestre) = faites apparaître le taux et le montant. Dire que chèque de somme correspondante joint. Ne pas donner les règles de calcul de la ristourne.
Pour le paragraphe commercial : attirer l'attention sur nouvelles références notre/catalogue. Faire remarquer évolution des produits : améliorations régulières , adaptations commerciales. Deux axes majeurs de développement des marques : anti-bactérien & parfums. (Pour émerger/se singulariser parmi la multiplication des références/ marquer la différence !), les industriels appliquent à produits d'entretien et nettoyage, les parfums hier utilisés dans l’hygiène beauté ou l’alimentaire : cassis, menthe, pamplemousse rose, fruits des bois…
Donner cet argument = ns travaillons avec stocks réduits - ainsi vs faire bénéficier nouveautés fabricants.
Ne pas oublier de dire que ns prix demeurent très intéressants & NB n/ristourne.
Nous vous remercions pour votre fidélité, et, vous souhaitant bonne réception du chèque joint, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations.
Passage à l'an 2003
Vous devez préparer la saisie du chiffre d'affaires réalisé avec chacun de vos clients en janvier 2003. Créez une copie de votre dossier avec les colonnes, les formules et bien entendu sans les valeurs mensuelles.
Mise à jour de la base clients
Ajouter les clients suivants pour l'année 2003 :
Hôtel Chalets de la Meije Le Village LA GRAVE 05320 04.76.79.79.97 Monsieur SOTTON directeur Hôtel Restaurant l'Edelweiss Le Village LA GRAVE 05320 04.76.79.90.93 Madame VALLIER directeur Gîte Auberge Crêperie chez Baptiste LE CHAZELET 05320 04.76.79.92.16 Madame MOUNIER directeur Hôtel Restaurant Relais d'Emparis LE CHAZELET 05320 04.76.79.09.10 Monsieur BERTELO directeur Classement des clients sur la raison sociale ou nom de l'établissement.
Créez une colonne avec les dénominations indexées de vos clients. Classez vos clients alphabétiquement sur ce critère.
Classement des clients sur le chiffre d'affaires annuel.
Vous réfléchissez à une autre forme de fidélisation : vous classez vos clients par ordre croissant du chiffre d'affaires réalisé avec eux. Essayez de créer une macro commande pour réaliser toute l'opération puis une autre macro commande pour annuler l'opération et revenir au classement habituel sur le numéro de client.
Calculez le pourcentage du chiffre d'affaires annuel réalisé avec chacun par rapport au chiffre d'affaires total.
Enregistrement comptable des ristournes accordées pour le dernier trimestre.
Éventuellement, vous préparez la saisie comptable des ristournes.
L'entreprise achète le logiciel Access.
Création de la table "client".
On décide de créer dans un premier temps une table client. On veut éviter la saisie fastidieuse et toujours source d'erreurs des données "clients". Pour cela on veut importer les données à partir du dossier Excel.
Il y a plusieurs étapes :
1. l'analyse pour déterminer les attributs de l'entité client ;
2. la création de la structure de la table client avec Access ;
3. l'importation des données dans cette table à partir de la feuille de calcul de Excel.
Réalisez les travaux correspondant à chacune de ces étapes. Créez ensuite le formulaire instantané pour la table Client (de façon à, si nécessaire, consulter, vérifier, mettre à jour, chaque fiche client).
La prospection
L'entreprise va utiliser pour la première fois les services de quelques VRP multicartes. Un client ne sera prospecté que par un seul VRP. La clientèle actuelle est répartie entre les VRP : voir la page vrp.htm
1. Procédez à l'analyse du système d'information et à la modélisation.
2. Puis créez la table nécessaire et son formulaire instantané. Modifiez la table Client et refaites le formulaire instantané.
3. Affichez l'outil Schéma des relations et établissez la relation nécessaire.
4. Puis saisissez les données.
5. Créez une requête pour afficher le nom et le prénom de chaque VRP avec le nom et l'adresse des clients dont il est chargé.
Liste des VRP
Code Nom Prénom Adresse Tél 1 REZI Che 36 place du Jacquemart 26280 ROMANS SUR ISERE 04.75.12.02.98 2 AMLO Ari 256 cours Jean Jaurès 38100 GRENOBLE 04.76.56.58.57 3 CLEVE Phil 52 bis, allée 4, bld. de la Grande Armée, 69004, LYON 04.53.25.12.32 4 KITCH Gil 12 place du Château VIZILLE 04.76.45.47.46 5 DUPON Pol 30 route d'Aix les Bains 73000 CHAMBERY 04.76.25.14.36
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