Repérer les méthodes utiles à la réalisation d'actions administratives (ordonnancement des tâches, questionnement).

Comparer prévisions et réalisations à l'aide d'échéancier, planning, liste de contrôle, réseau Pert.

1 - COMMUNICATION ET RÉFLEXION
2 - COMPRÉHENSION DES CONTRAINTES D'ANTÉRIORITÉ
3 - ARGUMENTATION ET EXPRESSION
4 - LECTURE RAPIDE ET EXPRESSION

Dans une entreprise qui réalise des films de promotion et de publicité, la coordination des tournages est difficile car plusieurs films sont réalisés en même temps.

Le tournage d'un film, comme tout travail complexe, est divisé en séquences qui sont en principe, tournées séparément. Le temps complet de tournage pour chaque séquence comprend la préparation et le tournage proprement dit.

Un film de promotion a été commandé par la Maison du tourisme de la ville. Destiné au tourisme, le film montrera les visites intéressantes à faire, les monuments à voir, les itinéraires à suivre...

Une façon habituelle de présenter le travail: au cours d'une réunion...
Lors d'une réunion de travail pour le film de promotion de la ville, M. D. GUDEFIN, (assistant-réalisateur) et Nathalie VILLARS (responsable du montage des films) exposent l'organisation du tournage. Ils ont des personnalités très différentes.
Chacun connaît son métier et sait de quoi il parle mais leurs explications ne se ressemblent pas.
L'enregistrement de la réunion le révèle (voir en annexe).

1. Deux élèves jouent le rôle de Gudefin et Villars et s'enregistrent, ou bien jouent devant la classe.

2. Ecoutez vos camarades en train de jouer ces rôles ou écoutez l'enregistrement, et, notez uniquement les noms des séquences et des montages, les durées, l'ordre de tournage et de montage.

3. Qu'avez-vous noté? Si on devait refaire la réunion, que conseilleriez-vous de dire? Comment donneriez-vous l'information relative aux séquences?

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Si on récapitule, il y a onze travaux: la durée totale de chacun est indiquée par l'assistant-réalisateur et la personne responsable du montage. Elle est indiquée aussi dans le tableau donné en documentation (annexe 2).

Si on écoute attentivement les explications de ces deux personnes et si on vérifie dans le tableau, on peut dire pour chaque travail, quel est le (ou les) travail qui le précède obligatoirement. Par exemple, M2 est précédé de M1 et S2.

1. Faites un tableau simple grâce à votre tableur ou la fonction tableau de votre traitement de texte, en trois colonnes indiquant pour chaque travail, son nom, sa description (courte), sa durée, le ou les travaux qui sont immédiatement antérieur(s).

2. Etudiez les représentations graphiques (les outils de gestion du temps) de l'organisation de ce tournage et contrôlez votre travail précédent.

2. Travail complémentaire : faites le graphe d'ordonnancement pour le tournage du film "Un métier méconnu" commandé par la Chambre des métiers et décrit en documentation

annexe 3.

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Véronique REYNIER, une actrice doit jouer dans les séquences E1 et E2. Elle a demandé au téléphone à jouer la séquence E2 en premier. On lui a d'abord répondu favorablement mais c'était une erreur.

On vous demande de réparer cette erreur et de téléphoner à cette personne.

Vous avez préparé un argumentaire mais vous ne parvenez pas à la joindre. Vous préparez une lettre que vous lui télécopiez.

1. Préparez l'argumentaire à utiliser au téléphone
2. Rédigez, saisissez et imprimez la lettre.

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Un directeur de production semble jouer un rôle fondamental dans la réalisation d'un film.
L'interview du directeur de production du film La reine Margot, figurant en annexe 4, montre les divers aspects de cette fonction.

Lisez ce document de manière efficace ; prenez des notes en pratiquant une technique de prise rapide de notes.
Faites une synthèse en traitement de texte, en phrases rédigées, disposées de manière visuelle.
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Annexe 1

avec les différentes équipes de préparation et de tournage (le début seulement est donné ici)

M. D. GUDEFIN, assistant-réalisateur parle. Il articule bien, détache les mots, les dit avec conviction, même trop, jovial.

"Nous voulons limiter la durée du tournage et du montage, pour des raisons budgétaires et parce que notre client est pressé. Gros plan sur le client pressé, ah, ah, ah!
Nous avons quatre séquences filmées en extérieur. Oui. Attendez. Hum! Mes notes. Ah, voilà: E1, quatre jours, E2, trois jours, E3, quatre jours, non cinq jours, je veux gagner un jour, et E4, un jour.
Nous avons aussi deux séquences en studio: S1, deux jours et demi, et S2, quatre jours. Je vous ai donné les temps complets, préparation + tournage.
On va faire travailler trois équipes de tournage: on peut donc tourner des séquences en parallèle. Pour gagner du temps!
Mais il est évident qu'on ne peut pas filmer au même instant un acteur ou un décor dans deux séquences: si Véronique tourne en studio, elle ne peut pas être devant le musée de peinture!
Bon, voyons voir, E1 et E2 ne peuvent pas être tournées en parallèle; ni S1, S2 et E4, entre elles. Ces contraintes, dues au scénario, Ah le scénario! le scénario a toujours raison! ces contraintes, donc, nous obligent à commencer par S1, puis à faire S2 et ensuite E4. Ces tâches ne dépendent pas l'une de l'autre mais on est obligé de les faire en séquence, c'est-à-dire l'une après l'autre. Même chose pour E1 et E2.
Les séquences sont séquentielles! Ah, ah, ah, ah! Les séquences sont séquentielles! Ah, ah ah, ah, ah!"

Nathalie VILLARS (responsable du montage des films). Elle parle vite sans note, très distinctement, avec un ton persuasif, sans sourire.

"Les montages dépendent vraiment les uns des autres. Il faut faire le premier pour faire le second et ainsi de suite. Là, il y a aussi contrainte d'antériorité mais ce n'est pas la même chose que pour le tournage: ce qu'on a réalisé lors des tâches précédentes est utilisé pour la tâche en aval.
Le premier montage est M1: pour le faire, on doit avoir tourné E1 et S1.
Cette distinction est importante pour l'organisation. Si on ne regarde que le tournage, on peut commencer par ce qu'on veut. Si on pense au montage et à la nécessité de le commencer au plus vite, on doit tourner E1 et S1 d'abord.
Les autres montages sont: M2 (M1+S2), M3 (E3+E4), M4 (M2+M3), M5 (M4+E2).
On travaille sur les montages (avec tournage des raccords) dès le lendemain des tournages.
Pour M1, 2 jours et demi; pour M2 un jour; pour M3, 1 jour aussi; pour M4, 2 jours; pour M5, enfin, c'est 2 jours. C'est long!"

M. D. GUDEFIN : " Tout le monde a compris ? Quoi ! Personne ! Heureusement, ma secrétaire a fait des schémas... Même dans cette profession, il faut des secrétaires ! Et heureusement, mes secrétaires ne font pas du cinéma ! C'est du sérieux ! On commence donc les tournages par S1... mardi, le 1er du mois, à 14 heures. C'est parti ! "
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Annexe 2

(d'après un sujet d'examen)

Travaux		Durée des opérations					Contraintes
Séquences En extérieur E1 E2 E3 E4 En studio S1 S2	Préparation 3 1 4 0,5 0,5 1,5		Tournage 1 2 1 0,5 2 2,5		Ne peut pas être préparé et tourné en même temps que: E2 E1 S1 et S2 S2 et E4 S1 et E4
Montage M1 M2 M3 M4 M5				Durée 2,5 1 1 2 2		Ordre obligatoire du montage: E1 et S1 M1 et S2 E3 et E4 M2 et M3 M4 et E2

La préparation et le tournage ne peuvent pas être dissociés : le tournage est fait quand la préparation est terminée. On commencera le 1er du mois, à 14 heures. Retour à thème 2

Travaux		Durée des opérations				Contraintes
Séquence Extérieur Ext1 Ext2 Ext3 Studio Stu1 Stu2 Stu3	Préparation 2 1 2 1 1 0,5			Tournage (jours) 0,5 1 0,5 2 1 1	On ne peut pas tourner deux extérieurs en même temps. On ne peut pas tourner deux Studios en même temps. On peut tourner un extérieur en même temps qu'un studio.
Montage Mon1 Mon2 Mon3 Mon4			1 2 2 2				Ordre obligatoire du montage: Ext1 + Stu1 Mon1 + Ext2 Stu2 + Stu3 Mon2 + Mon3 + Ext3

La préparation et le tournage ne peuvent pas être dissociés: le tournage est fait quand la préparation est terminée. On commencera dans trois semaines, le lundi en principe. On a deux équipes de tournage. Retour à thème 2

interviewé dans Le mensuel du CINEMA, mai 1994

On aurait tendance à le cantonner dans un rôle financier, très technique. Or le directeur de production fait partie intégrante de ceux qui donnent vie à un film à tous niveaux. Depuis vingt ans, Jean-Claude Bourlat a travaillé avec Annaud, Corneau, Comencini, Enrico, Veber, Zeitoun et surtout Maurice Pialat dont il prépare le prochain film. Sa vision de "La Reine Margot", de l'intérieur, permet de mieux cerner le film de Patrice Chéreau

Tout compris, avec agios et imprévus, "La Reine Margot" représente un coût de cent quarante millions. Mais le coût de fabrication est fixé à cent vingt millions. Il faut s'en tenir là.

Au départ, je dois connaître la vision personnelle de Patrice Chéreau, celle du film idéal composé de ses propres images mentales. L'estimation de ce film idéal se traduisait par un chiffre de cent quatre vingt cinq millions. Il fallait évidemment s'attendre à un refus de la part des producteurs.

Avec Patrice Chéreau, son assistant et sa scénariste, nous avons relu le scénario en évoquant chaque séquence en fonction des solutions qui faisaient baisser le devis. Après cette démarche, le coût est descendu aux alentours de cent soixante millions. Nouveau refus. Il fallait aller plus loin, en demandant un effort aux comédiens et aux techniciens. Mais le projet s'est encore arrêté car il était trop cher. Il a fallu reprendre les séquences supposées chères et les réécrire. C'est ce qu'a fait la scénariste Danièle Thomson aidée de Patrice Chéreau. Neuf mois plus tard, nous nous retrouvions devant un scénario conçu dans la perspective d'un budget moindre.

Toute genèse de film passe par la vision réaliste du coût. A partir de là, il faut retravailler. Pour descendre de cent quatre vingt millions à cent vingt millions, il faut passer en revue les différents postes. Il faut prévoir le nombre de caméras et le nombre de prises. Il faut également trouver des solutions qui ne seront pas perçues par les spectateurs. Ainsi, la cérémonie nuptiale de la Reine Margot, tournée dans la basilique de Saint Quentin, posait un énorme problème de figuration. Le scénario exigeait huit cents figurants, et il était hors de question de réduire ce nombre. Les figurants assis ne sont pas costumés en bas. C'est une économie de quatre cents paires de bottes. Pour les figurants debout, en arrière plan, on a habillé le devant avec des costumes en sérigraphie. Tout le monde fut rassuré au cours de la projection des rushes. J'étais moi-même surpris de ne pas voir le subterfuge.

Cette manière de faire illustre un théorème fondamental pour le directeur de production : le manque d'argent ne doit pas se voir à l'écran, mais il doit être au contraire compensé par des solutions artistiques ou techniques qui ne doivent pas altérer la qualité des plans à tourner. En revanche, si le producteur Claude Berri nous avait dit : "Le film coûtera cent millions et rien de plus", je lui aurais aussitôt répondu que la Reine Margot ne pouvait pas se faire, tel que le scénario était écrit et surtout par rapport à la vision du film qu'avait Patrice Chéreau.

Quel est le lien entre le rôle financier et le rôle artistique du directeur de production ?

Dès la réception du scénario, je le lis d'une seule traite. J'essaie de rentrer dans l'histoire, en évitant le regard professionnel. Par exemple, si je lis la simple phrase: "Monsieur X entre dans une mercerie du faubourg Saint -Antoine" dans une histoire qui se passe au XVIIIe siècle, il est quasi impossible de maîtriser ma réaction. Pour vous, c'est une phrase banale. Pour moi, c'est une nécessité de penser à un faubourg Saint-Antoine qui n'existe plus. Après cette lecture "pour le plaisir", je fais plusieurs lecture analytiques, en prenant des notes. Je fais ma propre mise en scène mentale qui n'est pas forcément celle du réalisateur, mais j'essaie de traduire en coût le récit idéal. Par exemple, la majeure partie de la Reine Margot se passe au Louvre. Un Louvre qui n'existe plus. De nombreuses actions se déroulent dans des galeries, des couloirs, des chambres, des sous-sols, des cours, des jardins. Se pose immédia tement le problème de la reconstitution. Le Louvre, c'est immense, et pourtant il faut le reconstituer de A à Z. Donc, on ne peut pas éviter le morcellement. Certains intérieurs sont tournés dans d'autres châteaux. Nous sommes allés au Portugal, dans un endroit qui ne correspond pas au Louvre mais qui permettait une autre vision artistique acceptée par Patrice Chéreau. De la même façon, il a fallu chercher le lieu idéal pour la séquence spectaculaire de la cérémonie nuptiale. Le scénario indique qu'il s'agit de Notre Dame de Paris. C'est une église trop fréquentée, ce qui pose problème pour les autorisations de tournage. Il fallait trouver un lieu aux lignes architecturales assez neutres, qui puisse donner l'illusion d'une messe à Notre-Dame. Pour cette raison, nous avons renoncé à la cathédrale de Reims, trop fréquentée, ou à celle de Laon, malgré son extraordinaire luminosité. Je connaissais la basilique de Saint-Quentin. Elle nous a paru le lieu le plus adéquat car cette basilique s'harmonise très bien avec les autre décors sans fioritures. Patrice Chéreau aime beaucoup les décors aux lignes pures.

Mon rôle financier rejoint mon rôle artistique dans la mesure où il faut dépenser au mieux l'argent et faire que celui-ci se voit sur l'écran. Il faut que l'argent ait du talent, ce qui prouve que le directeur de production n'est pas seulement un comptable ou un administrateur.

Passons maintenant au rôle technique du directeur de production...

Le directeur de production doit pratiquement tout savoir dans les différents postes de fabrication pour être un bon interlocuteur avec le chef opérateur, le chef décorateur, le chef machiniste, le chef monteur... Il doit connaître les techniques de trucage, d'effets spéciaux, d'auditorium et de laboratoire. Il doit être apte à faire un planning avec toute les opérations de postproduction. Le côté technique intervient au quotidien, à tous les niveaux. Il faut savoir si une demande est justifiée.
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AIDE ET OUTILS

Les différents types de tâches

Importantes non urgentes Planifiées Urgentes Importantes

Sous le signe du temps qui passe: 1 - les tâches à faire une bonne fois pour toutes: tâches de préparation, de méthode, de mise en place. Exemple: création de listes de contrôle, de mode opératoires, de lettres types, du plan de classement, de la signalisation du rangement... 2 - les tâches répétitives: le lot quotidien, la réalité du travail administratif, la preuve du bon fonctionnement de l'entreprise; 3 - les tâches exceptionnelles: non prévues, pour des événements exceptionnels, révélatrices des capacités réelles du personnel, révélatrices aussi des exigences réelles du poste de travail. Exemple: la prise en main d'un nouveau logiciel, d'un nouvel appareil, la maîtrise d'une nouvelle réglementation...

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1 - Le graphe (ou graphique) d'ordonnancement

Le graphique (ou planning) d'ordonnancement ou d'enchaînement ou d'enclenchement ou d'avancement:

C'est un dessin qui montre les tâches elles-mêmes mais aussi la façon dont les tâches s'enchaînent, se conditionnent les unes les autres; il est construit sur un calendrier; les tâches sont toujours représentées horizontalement par un rectangle. Quand les contraintes de la situation laissent une marge de temps libre pour une tâche donnée, on fait commencer cette tâche le plus tôt possible.

Commentaire: la solution proposée prend en compte toutes les contraintes.
La distinction faite par l'assistant-réalisateur est montrée par ce type de représentation. La légende l'indique.
La visualisation de la durée est très utile.
Microsoft-Project (sous Windows) peut afficher ce schéma.

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2 - Le réseau PERT (Program Evaluation and Review Technic)

L'enchaînement est montré par les flèches : c'est la contrainte d'antériorité, c'est-à-dire le fait qu'une tâche doit être terminée pour qu'une autre puisse commencer. Par exemple :

- S2 ne pourra être fait que lorsque S1 sera terminé ;
- E4 ne pourra être commencé que lorsque S2 sera fini ;
- M1 ne peut être fait que si E1 et S1 sont finis.

Mais attention, un réseau PERT ne montre pas la distinction faite par l'assistant-réalisateur et la personne responsable du montage, lors de la réunion.

Les flèches de contraintes d'antériorité sans tâches sont appelées "tâches fictives". On les dessine pour éviter d'introduire dans le schéma des contraintes d'antériorité qui n'existent pas. Par exemple, dans ce réseau, si on avait dessiné :

au lieu de

on aurait mis M1 comme tâche antérieure à E4 ; ce qui serait une erreur. La seule solution consiste à dessiner une flèche sans tâche pour indiquer que S2 est une contrainte d'antérirorité pour M2.

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3 - Le graphe Potentiels-Tâches associés

MS-Project affiche le planning de programmation des travaux sous cette forme.

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Un gestionnaire de projets

1/ on saisit la description des tâches c'est-à-dire: le nom (simplifié comme ici), la durée, les tâches antérieures ;

2/ l'ordinateur affiche automatiquement le graphique d'ordonnancement ou le réseau potentiel-tâches associés ;

3/ on peut modifier des données ou les antériorités directement sur le graphique; le tableau des tâches est corrigé automatiquement.