Une association Loi 1901 à vocation historique et géographique régionale édite deux bulletins mensuels (petit journal à diffusion restreinte) entièrement financés par les abonnements :"Percipia" (historique, archéologique) et "Habitants" (la vie des familles, l'activité agricole, commerciale, touristique…). L'abonnement est annuel. Il peut commencer chaque mois. Le tarif est simple : 120 F pour Percipia, 100 F pour Habitants. L'association envisage d'éditer une troisième publication.

L'association demande régulièrement à ses adhérents non abonnés, de s'abonner : elle leur adresse une lettre très commerciale. Elle demande bien entendu aux personnes abonnées, adhérents ou non de l'association, de renouveler leur abonnement annuel quand celui-ci arrive à expiration : cette lettre a un contenu administratif mais aussi commercial. Elle lance régulièrement une campagne d'abonnement (encarts dans les publication et/ou courrier) afin que les abonnés offrent un abonnement à un ou plusieurs amis (cadeau de nouvel an ou cadeau d'anniversaire).

De nombreux abonnés paient donc leur propre abonnement mais aussi celui d'une ou plusieurs personnes. Bien entendu, certains abonnés n'offrent un abonnement à un ami que pour un an et ne renouvellent pas ce cadeau.

Le président de l'Association assure de nombreuses tâches bénévolement. Il vous demande de l'aider. Il met à votre disposition un micro-ordinateur équipé d'Access. Il pense qu'il vous sera vraiment facile de l'aider à gérer les abonnements avec cet équipement.

Il veut premièrement afficher à l'écran le nom et l'adresse des personnes qui paient les abonnements et le nom et l'adresse des personnes qui reçoivent les revues, avec les dates d'échéance. Il pense que la fonction formulaire avec sous-formulaire du logiciel lui permettra d'obtenir cela.

Il veut ensuite éditer automatiquement :

• les lettres d'offre de renouvellement des abonnements à adresser aux personnes qui ont pris les abonnements (c'est à dire qui paient un abonnement pour elles-mêmes ou pour des amis),
• les lettres d'offre d'abonnement pour les personnes ayant bénéficié d'un abonnement payé par un ami mais dont l'abonnement n'est pas renouvelé,

 Extrait du fichier des abonnés (payeurs ou bénéficiaires).

Julie PINSOT	7 av. Bains	VALENCE	26000
Julien PERROT	9 r Docteur Mansord	CREST	26400
Madame BARAL	15 r Thiers	MONTELIMAR	26200
Monsieur VALLIER	13 r de Belgrade	GRENOBLE	38000
Monsieur CREUZAT	6 pl de la Gare	DIE	25150
Madame NIVOLAS	10 av de Grenoble	ROMANS	26100
Monsieur BENATTAL	av Blondel	BOLLENE	84500
Madame BACCAR	av Boissy	BUIS	26170
Monsieur VERNY	21 pl du Marché	BUIS	26170
Madame ROLLIN	14 pl de la Gare	BUIS	26170
Monsieur ALBERTI	64  r des tilleuls	MONTBRUN	26570
Madame HABACHI	30 r du théâtre	VAISON	84110
Monsieur ICHTYA	25 rte de Valence	ROMANS	26100
Monsieur BOIX	10 les Halles	BUIS	26170
Madame LEWIN	12 r du Maquis Vasio	VAISON	84110
Monsieur LUCIANO	5 montée de la Tour	CREST	26400
Mlle Christelle LINARES	3 r romaine	DIE	26150

Ce que vous venez de lire est "la mise en situation".

Si vous vous lancez immédiatement dans la saisie du courrier aux clients, ou bien, si vous construisez immédiatement, grâce à un tableur, le tableau ci-dessus, vous faites une grave erreur. Vous oubliez la méthodologie. Voir le document d'aide.

Les objectifs du cas

Modélisation (structure réflexive)	Lettres commerciales.
Structure de tables. Formulaire simple pour informations permanentes. Saisie.	Les fonctions de base du traitement de texte. La mise en forme des documents.
Requête ajout. Requêtes sélection.	Editions avec fusions à partir de requêtes.
Formulaire avec sous-formulaire. Saisie des informations mouvements.

A - Travaux méthodologiques préparatoires (M)

Faites la liste des objectifs de traitement et des objectifs "commerciaux" du président de l'association. Imprimez cette liste. (M)
Vous devez en déduire la liste de vos travaux et de vos contraintes : formation à la modélisation, formation nécessaire aux fonctionnalités d'Access, temps nécessaire, matériel, fourniture, etc. Faites et imprimez cette liste. (M)
Faites la liste de toutes les "fonctions" que vous allez mettre en œuvre en utilisant les logiciels. Vous complétez cette liste pendant le déroulement de votre travail. Vous l'imprimerez quand vous aurez fini. (M)
Remplissez la fiche descriptive du cas et regroupez tous les documents relatifs au cas dans une pochette pour laquelle vous préparerez un jour une page de garde.

B - Analyse (T)

1/ Faire le dictionnaire des données. (T)
2/ Faire le schéma du modèle entité-association de la base (T). Consulter le cours sur le MCD. On conseille de ne créer qu'une seule entité PERSONNES. On se trouve alors dans un cas particulier de modèle : la structure réflexive.

C - Mise en place de la structure de la base (T)

1/ Créer sous Access la structure des tables : table PERSONNES, et les autres.
2/ Toutefois, un lien réciproque n'est pas facile à mettre en œuvre avec Access (et peut-être avec les autres logiciels de SGBDR). Il faut donc créer un double de la table PERSONNES : sélectionner son icône, copier/coller (garder l'option par défaut "structure et données"), sauvegarder avec un autre nom : PERSONNESBIS, par exemple. Cette table PERSONNEBIS sera utilisée pour créer une requête.
3/ Créer les relations entre les tables avec l’outil " Relations ".

Placer toutes les tables.
Cliquer-glisser à partir de la donnée-identifiant-clef primaire des tables des entités vers la même donnée des tables liées.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisir d’appliquer l’intégrité référentielle, puis choisir l’option " De un vers plusieurs " (pour chaque relation).

4/ Faire le formulaire d'écran pour la table PERSONNES, en utilisant l’assistant.

D - Mise à jour de la base avec les informations permanentes

1/ Saisir grâce au formulaire d’écran (préparé en C - 4), les nom, prénom, civilité, adresse des personnes décrites dans le tableau ci-dessus. Les informations permanentes sont saisies périodiquement : une fois par mois par exemple.

2/ Pour mettre à jour automatiquement la table PERSONNESBIS, il faut créer une "requête ajout" sur le modèle ci-dessous. La ligne "Ajouter à" se remplit automatiquement lorsque après avoir choisi le type de requête "Requête ajout" dans le menu déroulant requête, puis la table cible "PERSONNESBIS", on clique sur OK.

Après la mise à jour manuelle de la table PERSONNES, la table PERSONNEBIS sera complétée automatiquement à l'ouverture de la requête. Des messages d'avertissement s'affichent. Il faut répondre OUI (ou valider) tout simplement.

3/ Noter directement dans la table Journal les noms des deux publications avec un numéro de code qui peut être simplement 1 et 2.

E - Création de la requête nécessaire pour obtenir l'affichage écran voulu (T)

Mode opératoire

Vous choisissez le Mode création. Vous placez les tables PERSONNES, PERSONNESBIS et ABONNE dans la zone des tables.

Vous cliquez- glissez les champs Identifiant, Civilité, Prénom, Nom, Adresserue, Codepostal, Adresseville de la table PERSONNES vers les colonnes de la grille des champs. Vous faites tout afficher.

Vous cliquez- glissez le champ Identifiantb de la table ABONNE vers la colonne suivante.

Vous cliquez- glissez les champs Civilité, Prénom, Nom, Adresserue, Codepostal, Adresseville de la table PERSONNESBIS vers les colonnes suivantes.

Vous cliquez- glissez les champs Codejournal et Fin de la table ABONNE vers les colonnes suivantes.

Vous sauvegardez avec le nom ABONNEMENT. Vous cliquez sur le bouton "affichage en feuille de données".

F - Création du formulaire avec sous-formulaire

Ce formulaire facilitera la lecture et la saisie des informations de mise à jour des abonnements.

Mode opératoire

Formulaire / Nouveau / Dans la fenêtre Nouveau formulaire 1 choisir Assistant formulaire 2 choisir la requête ABONNEMENT/ Ok

Faire passer dans la colonne champs sélectionnés tous les champs qui viennent de la table abonnés payeurs, la table originelle, / Suivant

Dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre (voir ci-dessous), vous choisissez (si ce n'est pas proposé), à gauche "Par PERSONNES". A droite, on doit avoir dans le cadre du formulaire principal : Identifiant, Civilité, Prénom, Nom, Adresserue, Codepostal, Adresseville, et dans le cadre du sous-formulaire: Identifiantb, Personnebis-Civilité, Personnebis-Prénom, Personnebis-Nom, Personnebis-Adresserue, Personnebis-Codepostal, Personnebis-Adresseville , Codejournal, Fin. Formulaire avec sous-formulaire, pour le cercle à cocher. Vous cliquez sur SUIVANT.

Dans la fenêtre suivante, vous choisissez Feuille de données et vous cliquez sur SUIVANT.

Dans la fenêtre suivante, vous choisissez Standard et vous cliquez sur SUIVANT

Dans la fenêtre suivante, vous attribuez un nom au formulaire principal et un autre nom au sous-formulaire et vous cliquez sur TERMINE. Le formulaire s'ouvre et la sauvegarde se fait automatiquement. Vous pouvez vérifier l'affichage des rectangles qui matérialisent les noms des données et les emplacements de l'affichage des données elles-mêmes. Les informaticiens les appellent des "contrôles". Ce sont des objets auxquels peuvent être associées des fonctions. Vous constatez que les champs à droite du sous-formulaire ne peuvent pas s'afficher.

Vous fermez le formulaire. Vous ouvrez le sous-formulaire qui apparaît en tableau. Vous rétrécissez certaines colonnes. Vous sauvegardez et fermez. Vous ouvrez le formulaire principal et vérifiez l'affichage. Vous recommencez pour ajuster parfaitement les colonnes.

 G - Saisie des mouvements 

  Les informations relatives aux abonnements sont les suivantes.

Abonnés payeurs	Abonnés bénéficiaires	Journal	Echéance de l'abonnement*
Mlle Julie PINSOT	Julie PINSOT	2	Fin du mois en cours
Mlle Julie PINSOT	Julien PERROT	1	Fin du mois en cours
Madame BARAL	Madame BARAL	2	Dans six mois.
Madame BARAL	Monsieur VALLIER	2	Fin du mois passé. Non renouvelé.
Madame BARAL	Monsieur CREUZAT	2	Fin du mois passé. Non renouvelé.
Madame NIVOLAS	Madame NIVOLAS	1	Fin du mois en cours.
Monsieur BENATTAL	Monsieur BENATTAL	1	Fin de ce mois.
Monsieur BENATTAL	Monsieur BENATTAL	2	Dans dix mois.
Monsieur BENATTAL	Madame BACCAR	2	Fin de ce mois.
Monsieur VERNY	Monsieur VERNY	1	Fin du mois en cours
Monsieur VERNY	Madame ROLLIN	1	Fin du mois en cours
Monsieur ALBERTI	Monsieur ALBERTI	1	Fin du mois passé. Non renouvelé.
Madame HABACHI	Madame  HABACHI	2	Fin du mois prochain.
Monsieur ICHTYA	Monsieur ICHTYA	1	Dans deux mois.
Monsieur BOIX	Madame LEWIN	1	Dans trois mois.
Monsieur LUCIANO	Madame LEWIN	2	Fin du mois passé. Non renouvelé.
Monsieur LUCIANO	Monsieur LUCIANO	2	Dans huit mois.
Mlle Christelle LINARES	Mlle Christelle LINARES	2	Fin du mois prochain.

* dans la réalité, l'échéance est une date. Pour des raisons évidentes, on ne peut pas l'indiquer ici. Il faut donc indiquer une date précise en fonction de la période de réalisation du cas.

H - Editions automatiques

Le président veut éditer deux sortes de lettres. Il vous reste alors :
- à créer le texte pour chacune d'elles,
- à mettre en place les requêtes nécessaires,
- à réaliser les fusions.

Faites part de vos observations à l'auteur du document. mesteve@ac-grenoble.fr

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